Pembuatan Sistem Pengelolaan Surat Secara Elektronik Menggunakan Microsoft Access di CV Nugarada Abadi

Abstract

CV Nugarada Abadi adalah perusahaan yang bergerak di bidang pengadaan barang dan jasa untuk instansi pemerintah maupun swasta. Kegiatan pengelolaan surat di perusahaan saat ini masih menggunakan metode manual. Menggunakan buku agenda yang ditulis tangan sebagai alat pencatatan surat. Berdasarkan hasil observasi tercatat ada 1.284 surat keluar per tanggal 1 April 2022 dan 74% diantaranya adalah surat dengan perihal permintaan penawaran harga. Pembuatan surat dengan metode manual ini memiliki beberapa kekurangan yaitu, nomor surat tidak urut, kesalahan ketik, dan buku agenda yang tidak dapat digunakan bersamaan. Sebagai upaya untuk mengatasi permasalahan yang timbul dari pengelolaan surat secara manual maka dilakukan pembuatan sistem pengelolaan surat secara elektronik menggunakan Microsoft Access. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode waterfall dan diawali dengan pengumpulan data dengan melakukan studi pustaka, observasi, dan, wawancara. Hasil dari proyek ini adalah aplikasi pengelolaan surat berbasis Microsoft Access. Berdasarkan pengujian dan wawancara dengan pengguna didapatkan informasi bahwa aplikasi ini dapat mempermudah pengguna dalam melakukan kegiatan pengelolaan surat dan dapat mengatasi permasalahan yang muncul dalam pengelolaan surat secara manual. Aplikasi ini juga dapat meningkatkan kecepatan pembuatan dan pencatatan surat permintaan penawaran sebesar 46% lebih cepat saat menggunakan metode baru. Dengan begitu kegiatan pengelolaan surat dapat semakin efektif dan efisien.